S.O.P

Berikut adalah contoh Standar Operasional Prosedur (SOP) Perpustakaan Kota Banda Aceh yang dapat digunakan sebagai panduan operasional:


STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PERPUSTAKAAN KOTA BANDA ACEH

I. Pendahuluan

Standar Operasional Prosedur (SOP) ini bertujuan untuk memberikan panduan operasional dalam pengelolaan dan pelayanan perpustakaan. SOP ini mencakup proses layanan, pengelolaan koleksi, serta pemeliharaan fasilitas untuk mendukung keberlanjutan fungsi perpustakaan sebagai pusat informasi dan literasi masyarakat.

II. Ruang Lingkup

SOP ini berlaku untuk seluruh pegawai perpustakaan, pengelola koleksi, serta pengunjung yang memanfaatkan fasilitas Perpustakaan Kota Banda Aceh.


III. Prosedur Pelayanan Perpustakaan

A. Pendaftaran Anggota Perpustakaan
  1. Persyaratan Pendaftaran:
    • Mengisi formulir pendaftaran.
    • Menyertakan fotokopi KTP/identitas resmi lainnya.
    • Membawa pasfoto ukuran 3×4 (1 lembar).
  2. Proses Pendaftaran:
    • Petugas memeriksa dokumen pendaftaran.
    • Petugas menginput data anggota ke sistem perpustakaan.
    • Kartu anggota dicetak dan diberikan kepada pemohon.
B. Prosedur Peminjaman Buku
  1. Persyaratan Peminjaman:
    • Menunjukkan kartu anggota yang masih aktif.
    • Mematuhi jumlah maksimal buku yang dapat dipinjam (misalnya, 3 buku per peminjaman).
  2. Proses Peminjaman:
    • Petugas memindai barcode buku dan kartu anggota.
    • Sistem mencatat data peminjaman dan tanggal pengembalian.
    • Buku diserahkan kepada peminjam.
  3. Masa Peminjaman dan Denda:
    • Masa peminjaman adalah 14 hari (dapat diperpanjang maksimal 2 kali).
    • Denda keterlambatan: Rp500 per hari per buku.
C. Prosedur Pengembalian Buku
  1. Pengunjung menyerahkan buku ke petugas perpustakaan.
  2. Petugas memeriksa kondisi buku dan menghapus data peminjaman dari sistem.
  3. Jika ada kerusakan/hilang, peminjam wajib mengganti buku dengan edisi yang sama atau membayar denda sesuai ketentuan.
D. Prosedur Layanan Referensi dan Digital
  1. Pengunjung mengajukan permintaan informasi kepada petugas.
  2. Petugas membantu mencari informasi di katalog, koleksi digital, atau sumber lainnya.
  3. Jika memerlukan layanan komputer atau internet, pengunjung wajib mendaftar di meja layanan teknologi.

IV. Prosedur Pemeliharaan Koleksi

  1. Pengelompokan Koleksi:
    • Buku disusun berdasarkan klasifikasi (misalnya, DDC atau klasifikasi lainnya).
    • Koleksi lokal Aceh diberi label khusus.
  2. Pemeliharaan Buku:
    • Pemeriksaan kondisi buku secara berkala.
    • Buku yang rusak diperbaiki atau diganti.
  3. Penghapusan Koleksi (Weeding):
    • Buku yang sudah tidak relevan/dalam kondisi rusak parah dihapus dari koleksi dengan persetujuan pimpinan.

V. Prosedur Kebersihan dan Pemeliharaan Fasilitas

  1. Petugas kebersihan melakukan pembersihan perpustakaan setiap hari sebelum jam operasional dimulai.
  2. Peralatan elektronik, seperti komputer dan AC, diperiksa secara rutin untuk memastikan fungsionalitasnya.
  3. Laporan kerusakan fasilitas disampaikan ke bagian administrasi untuk ditindaklanjuti.

VI. Prosedur Penanganan Keluhan Pengunjung

  1. Pengunjung menyampaikan keluhan secara langsung atau melalui kotak saran yang tersedia.
  2. Petugas mencatat keluhan dan meneruskannya kepada bagian terkait.
  3. Tindakan penyelesaian diambil sesuai dengan tingkat keluhan, dan pengunjung diberi penjelasan.

VII. Jam Operasional Perpustakaan

  • Senin–Jumat: 08.00–16.00 WIB
  • Sabtu: 09.00–14.00 WIB
  • Minggu dan Hari Libur Nasional: Tutup

VIII. Penutup

SOP ini bertujuan untuk meningkatkan mutu layanan perpustakaan, menjaga ketertiban, serta memberikan kenyamanan bagi pengunjung. Seluruh pihak terkait wajib mematuhi prosedur yang tercantum dalam dokumen ini.

Disahkan oleh:
Kepala Perpustakaan Kota Banda Aceh